État des lieux : guide complet + modèle gratuit

On ne va pas se mentir : l'état des lieux, ce n'est pas le moment le plus fun d'une location.

C'est long.

C'est technique.

Et tout le monde a autre chose à faire. Pourtant, c'est le document le plus important de toute la relation locative. Celui qui décide, en fin de bail, si le dépôt de garantie revient au locataire… ou s'il finance vos réparations.

❌ Mal fait, il peut coûter :	✅ Bien fait, il devient :
Du temps, de l'énergie, et parfois plusieurs milliers d'euros en litiges	Un bouclier juridique, un outil de preuve solide et un excellent moyen d'éviter les conflits

Voici comment réaliser un état des lieux sans erreur, en respectant la loi… sans passer le concours de la magistrature.

Pas envie de tout lire ? Accédez directement au modèle gratuit et laissez-vous guider étape par étape.

Modèle gratuit

1 Pourquoi l’état des lieux est votre meilleur allié

Une obligation légale, pas une option

L'état des lieux n'est ni un rituel de remise de clés, ni un document qu'on remplit "vite fait bien fait" en regardant sa montre. Il est obligatoire pour toute location nue ou meublée à usage de résidence principale, conformément à la loi du 6 juillet 1989.

Oui, même quand tout le monde est pressé.

Oui, même quand "on se fait confiance".

L'article 3-2 impose qu'il soit établi :

À l'entrée et à la sortie, lors de la remise puis de la restitution des clés
Dans les mêmes formes, de manière contradictoire et amiable
En autant d'exemplaires que de parties
Joint au contrat de location

Ce que la loi exige concrètement

Le décret du 30 mars 2016 fixe les règles du jeu. L'état des lieux doit être :

Écrit, daté et signé par les deux parties
Structuré pièce par pièce avec description des équipements
Complété par les relevés de compteurs
Accompagné de la liste des moyens d'accès remis (clés, badges, bips…)

Point souvent oublié : l’état des lieux d’entrée et celui de sortie sont la seule base de comparaison pour déterminer les réparations locatives et les retenues sur le dépôt de garantie.

Pas de comparaison possible ? Pas de retenue justifiable. Les juges ont une vision littérale des choses.

Le piège juridique à éviter

En cas d'absence d'état des lieux ou de non-remise d'un exemplaire, la sanction est claire :

👉 la partie fautive perd le bénéfice de la présomption de bon état prévue par l'article 1731 du Code civil.

💡 Traduction : vous démarrez toute discussion sur les dégradations avec une sérieuse longueur de retard. Et devant un juge, c'est rarement le bon moment pour improviser.

Le lien avec le dépôt de garantie

Selon l'article 22 de la loi de 1989, le bailleur ne peut retenir des sommes que si des dégradations sont établies par comparaison entre les deux états des lieux, et uniquement avec justificatifs.

Situation à la sortie	Délai de restitution	Ce qu'il faut retenir
État des lieux conforme	1 mois maximum	Restitution totale. L'absence d'état des lieux de sortie vaut conformité
Différences constatées	2 mois maximum	Retenues possibles uniquement sur justificatifs (devis ou factures)
Charges non arrêtées	2 mois maximum	Provision autorisée en attendant la régularisation
Retard de restitution	—	Pénalité de 10 % du loyer mensuel HC par mois de retard commencé

2 Construire un état des lieux solide (sans y passer la journée)

Partir d’un modèle conforme

Un état des lieux "béton" commence rarement par une feuille blanche. Et c'est tant mieux.

La base, c'est un modèle conforme : un document écrit, daté, signé, qui identifie clairement les parties, le logement, le type d'état des lieux et permet une description structurée pièce par pièce. Un bon modèle évite les oublis classiques — et coûteux :

Relevés de compteurs oubliés
Liste des clés absente
Adresse de domiciliation du locataire non renseignée à la sortie

L'enjeu n'est pas de réinventer la roue, mais d'utiliser un canevas robuste. Vous pouvez l'enrichir avec des zones "photos jointes" ou des espaces pour les réserves sur les points sensibles (joints, peintures, électroménager…).

👉 Un bon modèle ne fait pas le travail à votre place, mais il vous empêche d'oublier l'essentiel quand vous êtes pressé.

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La méthode “pièce par pièce” : décrire, pas juger

Le cœur de l'état des lieux, ce sont les descriptions.

Et juridiquement, ce ne sont pas des avis : ce sont des constats.

❌ "Parquet en mauvais état"
✅ "Traces d'usure sur parquet près de la fenêtre, 3 lames concernées"

Pour chaque pièce, passez en revue :

Sols, murs, plafonds : état général, traces, fissures
Menuiseries : portes, fenêtres, volets, poignées
Prises et éclairages : fonctionnement, état visible
Équipements fixes : cuisine, électroménager, radiateurs, plomberie, VMC

Vous pouvez utiliser une codification simple (neuf / bon état / état d'usage / dégradé), à condition de l'expliquer en tête du document.

👉 L'objectif : qu'à la sortie, vous puissiez comparer les deux versions sans débat philosophique sur la définition de "correct".

Relevés, clés et annexes : les détails qui comptent

Un état des lieux sérieux ne s'arrête pas aux murs. Trois points méritent une attention particulière :

Relevés de compteurs (eau, gaz, électricité) avec numéros de compteurs
Liste précise des moyens d'accès : clés, badges, bip de parking, Vigik…
Inventaire détaillé pour les locations meublées, annexé au document

Ce sont souvent ces éléments qui déclenchent les litiges quand ils sont mal documentés. La précision n'est pas du zèle : c'est de la prévention.

Rendre l’état des lieux vraiment contradictoire

Ce qui donne sa valeur juridique à l'état des lieux, ce n'est pas sa longueur — c'est son caractère contradictoire.

Prévenez le locataire suffisamment en avance
Prévoyez des créneaux réalistes (pas "entre deux réunions")
Prenez le temps de la visite pièce par pièce
Relisez les mentions avant signature
Consignez les réserves du locataire plutôt que de les balayer d'un revers de main

À l'entrée, rappelez que le locataire peut compléter l'état des lieux dans les 10 jours s'il découvre des défauts non visibles immédiatement (chauffage qui ne fonctionne pas, fuite sous l'évier…). C'est prévu par les textes, et ça désamorce beaucoup de stress inutile.

Numérique et traçabilité : penser long terme

Un état des lieux solide, c'est aussi un document que vous retrouvez sans fouiller trois ans plus tard.

Conservez le document signé (scan ou signature électronique)
Stockez les photos, les mails de convocation, les preuves de remise des clés dans un même dossier
Envoyez au locataire le jour même une copie électronique signée

Le jour où une retenue sur dépôt de garantie est contestée, sortir en deux clics le pack complet fait toute la différence. Ça évite aussi les "je n'ai jamais reçu ce document" qui fleurissent mystérieusement au moment des litiges.

Avec Hestia, vous créez un état des lieux guidé, conforme, avec photos intégrées et signature électronique gratuite. Le tout est stocké et accessible à vie.

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3 Gérer l’état des lieux de sortie sans conflit

Le moment critique

L'état des lieux de sortie, c'est là que les choses sérieuses commencent. Le dépôt de garantie, jusque-là simple ligne comptable, devient soudain un sujet de conversation animée.

Son rôle est pourtant simple : comparer l'état réel du logement à la sortie avec ce qui était décrit à l'entrée, pour identifier d'éventuelles dégradations justifiant des retenues.

Aborder cette étape comme une inspection punitive est le meilleur moyen de créer un conflit. La traiter comme une visite factuelle et collaborative réduit drastiquement les tensions — et les recours ultérieurs.

Préparer la visite en amont

Un état des lieux de sortie réussi commence avant la remise des clés :

Proposez un créneau 7 à 10 jours à l'avance
Confirmez par écrit (mail ou SMS)
Rappelez au locataire d'être présent, d'apporter toutes les clés et de libérer le logement de ses effets personnels

Choisissez un horaire calme, sans contrainte derrière. Un état des lieux mené à la hâte finit rarement bien — et se conteste facilement.

Comparer, décrire, consigner

Le jour J :

Avancez pièce par pièce
Reprenez mot à mot les descriptions de l'état des lieux d'entrée
Notez uniquement les écarts factuels
- ❌ "Le mur est abîmé"
- ✅ "Tache brune apparue sur mur du salon (côté fenêtre), absente à l'entrée — voir photo n°12"

L'objectif n'est pas de trancher un débat sur place, mais de consigner les constats noir sur blanc. Moins vous argumentez à chaud, plus votre dossier sera solide à froid.

En cas de désaccord : garder le cap

Si le locataire conteste une dégradation ou refuse de signer :

Ne forcez pas la signature
Ne transformez pas la visite en négociation interminable
Rédigez un procès-verbal mentionnant les désaccords
Proposez une médiation via la commission départementale de conciliation (gratuite et souvent obligatoire avant toute action judiciaire)

En cas de blocage total (refus ou absence malgré convocation), vous pouvez mandater un commissaire de justice : frais partagés, tarif plafonné par décret, valeur probante élevée. Ce n'est pas la solution la plus chaleureuse, mais c'est la plus efficace quand le dialogue est rompu.

Du constat à la restitution

Une fois l'état des lieux de sortie signé :

Identifiez les retenues potentielles : dégradations excédant l'usure normale, arriérés de loyers ou charges
Justifiez chaque somme par un devis ou une facture
Respectez les délais légaux (1 mois si conforme, 2 mois sinon)
Restituez par virement à l'adresse indiquée, avec un récapitulatif clair

Cette transparence paie presque toujours : moins de relances, moins de contestations, moins de courriers recommandés. Et accessoirement, moins de stress pour tout le monde.

Conclusion

Un état des lieux bien fait, ce n'est pas :

De la paperasse inutile
Un outil de pression
Une formalité à expédier

C'est :

Une protection juridique pour les deux parties
Un gain de temps considérable en fin de bail
Souvent un gain d'argent (litiges évités, retenues justifiées)

Et avec les bons outils, ça peut même devenir… presque simple.

(Oui, on a dit presque.)

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FAQ

L'état des lieux est-il vraiment obligatoire ?

Oui. La loi du 6 juillet 1989 l'impose pour toute location à usage de résidence principale. Et non, "on se fait confiance" n'est pas une exception légale reconnue.

Peut-on refuser de signer un état des lieux ?

Techniquement oui. Pratiquement, c'est le meilleur moyen de déclencher l'intervention d'un commissaire de justice — avec frais partagés et ambiance garantie.

Les photos sont-elles obligatoires ?

Non, mais elles constituent une preuve essentielle en cas de litige. Un état des lieux sans photo, c'est un peu comme un parachute sans sangle : ça peut marcher, mais on ne recommande pas.

Peut-on faire un état des lieux sans agence ?

Absolument. Bailleur et locataire peuvent le réaliser ensemble, à condition qu'il soit contradictoire et signé des deux parties.

Que faire si le locataire refuse l'état des lieux de sortie ?

Convoquez-le par écrit (recommandé si possible), proposez un nouveau créneau, et en dernier recours, faites appel à un commissaire de justice. Son constat sera opposable.

Peut-on retenir le dépôt de garantie sans justificatif ?

Non. Toute retenue doit être appuyée par des preuves : comparaison entre les deux états des lieux, photos, devis ou factures. "C'était pas comme ça avant" ne suffit pas.

Usure normale ou dégradation : comment trancher ?

L'usure normale (peinture légèrement passée, joints ternis…) ne peut jamais être retenue. Seules les dégradations anormales justifient des retenues. En cas de doute, la grille de vétusté annexée au bail, lorsqu’elle existe, constitue une référence.

L'état des lieux peut-il être numérique ?

Oui, à condition qu'il soit conforme, contradictoire et signé (signature électronique acceptée). C'est même le format recommandé : plus lisible, plus facile à stocker, impossible à perdre.