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Le locataire rend les clés. Le logement n'est pas exactement dans l'état où il l'a trouvé — personne n'est vraiment surpris. La vraie question : que pouvez-vous retenir, et surtout comment le prouver ?
Pas assez = perte sèche. Trop = litige. Et quelque part entre les deux, un décompte à envoyer dans les délais sous peine de pénalités. Ce guide vous accompagne étape par étape, dans l'ordre chronologique : de la grille de vétusté jusqu'à la contestation éventuelle du locataire.
Abus de langage : En droit, la « caution » désigne le garant (personne qui s'engage à payer à la place du locataire). La somme versée à la signature du bail est juridiquement le dépôt de garantie. Dans l'usage courant, les deux termes sont confondus — ce guide traite bien des retenues sur le dépôt de garantie.
Location meublée : les règles de retenue sont identiques à celles de la location nue. La seule différence notable est le montant du dépôt de garantie — plafonné à 2 mois de loyer HC en meublé (contre 1 mois en nu). Les délais de restitution (1 ou 2 mois) s'appliquent dans les deux cas.
Cet article détaille les retenues — ce que vous pouvez déduire, comment le justifier et ce qui est interdit.
Pour le cadre général du dépôt de garantie (montant, versement, délais de restitution), consultez notre guide complet sur le dépôt de garantie.
La meilleure façon de sécuriser vos retenues, c'est de vous y prendre avant même l'entrée du locataire. L'arme secrète : la grille de vétusté.
La vétusté, c'est l'usure naturelle due au temps et à un usage normal du logement. Les murs jaunissent, les joints fatiguent, la moquette s'use — même avec un locataire exemplaire. Cette usure est à la charge du bailleur, pas du locataire.
Le décret n° 2016-382 du 30 mars 2016 encadre le principe de la grille de vétusté et ouvre la possibilité d'en conclure par accord collectif. Mais — surprise — il ne fixe pas une grille unique nationale. Les valeurs concrètes (durée de vie, taux d'abattement, part résiduelle) dépendent de la grille retenue — qui doit obligatoirement être issue d'un accord collectif conclu entre organisations représentatives de bailleurs et de locataires. Chaque élément du logement y est décrit par :
Les chiffres ci-dessous sont un exemple type — pas un texte gravé dans le marbre. La grille que vous choisirez peut prévoir des valeurs différentes selon l'accord collectif dont elle est issue.
Peinture des murs — durée de vie : 7 ans, franchise : 2 ans, abattement : 15 %/an, part résiduelle : 10 %
Autrement dit : si la peinture d'une pièce coûte 600 € à refaire et que le locataire est resté 5 ans, vous ne pouvez retenir que 600 × 55 % = 330 €. (Le locataire a effectivement abîmé les murs. Mais le temps aussi. Les deux partagent la facture.)
En résumé : pas de grille = vétusté appréciée souverainement par le juge. Avec une grille issue d'un accord collectif et annexée au bail, tout le monde connaît les règles du jeu dès le départ — et on s'épargne les conflits et litiges qui vont avec.
C'est le document clé de toute retenue. Sans état des lieux de sortie, le logement est présumé rendu en bon état — et le dépôt de garantie doit être restitué intégralement. Pas d'état des lieux de sortie = pas de retenue pour dégradation. Point.
L'état des lieux doit être réalisé en présence du bailleur et du locataire (ou de leurs mandataires). Chaque partie doit pouvoir formuler des observations et signer le document. Un état des lieux réalisé unilatéralement par le bailleur a très peu de valeur en cas de litige et sera largement écarté par le juge au profit d'éléments contradictoires.
À tout moment, chaque partie peut demander qu'un commissaire de justice (ex-huissier) réalise l'état des lieux — que ce soit par précaution, pour garantir un constat incontestable, ou parce que la situation s'y prête (relations tendues, dégradations importantes). Les frais sont alors partagés par moitié entre bailleur et locataire.
Le recours au commissaire de justice devient obligatoire si le locataire refuse de se présenter ou refuse de signer l'état des lieux. Sans ce constat, le bailleur se retrouve sans document contradictoire — et donc sans possibilité de retenue.
Mise en garde : un état des lieux de sortie bâclé est aussi dangereux qu'un état des lieux absent. Mentions vagues (« état moyen », « quelques traces ») sans localisation précise ni photographies = inutilisable en cas de litige. Soyez chirurgical dans vos descriptions.
Toute retenue pour dégradation repose sur la comparaison entre l'état des lieux d'entrée et l'état des lieux de sortie. Seule une dégradation constatée à la sortie et absente à l'entrée peut faire l'objet d'une retenue. Pas de différence entre les deux = pas de retenue.
L'état des lieux de sortie est fait, les dégradations sont constatées. Il faut maintenant distinguer ce que vous pouvez retenir de ce que vous ne pouvez absolument pas retenir. L'article 22 de la loi du 6 juillet 1989 fixe le cadre.
La loi du 6 juillet 1989 (article 22) est claire : le bailleur peut retenir les sommes restant dues par le locataire et les sommes correspondant à des réparations locatives. Concrètement, cela se découpe en quatre catégories.
1. Loyers et charges impayés
Si le locataire quitte le logement avec des arriérés de loyers ou de charges, le bailleur peut les déduire directement du dépôt de garantie. Pas besoin de décision de justice — c'est l'objet même du dépôt.
2. Dégradations au-delà de l'usure normale
Toute dégradation qui figure sur l'état des lieux de sortie et pas sur l'état des lieux d'entrée peut faire l'objet d'une retenue — à condition qu'elle dépasse l'usure normale (la fameuse vétusté).
3. Nettoyage anormal
Si le logement est rendu dans un état de saleté manifeste (pas un simple coup de balai à passer), le bailleur peut retenir des frais de nettoyage. Mais attention : le bailleur ne peut pas se rémunérer lui-même pour le ménage.
4. Équipements manquants
Tout élément présent à l'entrée et absent à la sortie peut être retenu : poignée de porte, détecteur de fumée, clés, télécommande de portail… Le justificatif est simple : la comparaison des deux états des lieux + un devis de remplacement.
Retenir des sommes non justifiées ou non imputables au locataire, c'est s'exposer à un remboursement forcé + pénalités. Voici les retenues formellement interdites :
Le piège classique : profiter du départ du locataire pour refaire entièrement la cuisine — et envoyer la facture au dépôt de garantie. La jurisprudence est constante là-dessus : le juge ne retient que la part correspondant aux dégradations locatives avérées. Le reste, c'est du patrimoine personnel. Que le bailleur finance lui-même, en silence.
Règle d'or : si vous ne pouvez pas le prouver avec un document (devis, facture, état des lieux), vous ne pouvez pas le retenir. Toute retenue doit correspondre à une dégradation constatée dans l'état des lieux de sortie et absente de l'état des lieux d'entrée — pas de différence entre les deux, pas de retenue. Le dépôt de garantie appartient au locataire par défaut.
Pas de justificatif = pas de retenue. C'est aussi simple que ça. Voici ce que la loi et la jurisprudence exigent.
| Devis | Facture |
|---|---|
| Suffit pour justifier une retenue (Cass. civ. 3e) — les travaux n'ont pas besoin d'être réalisés | Prouve que les travaux ont bien été effectués — plus solide en cas de contestation poussée |
| Prenez-en 2 auprès d'artisans différents : le juge peut réduire un devis jugé excessif | Obligatoire pour les frais de nettoyage professionnel — un devis seul peut être contesté sur ce point |
Le juge peut réduire le montant retenu s'il estime le devis excessif (Cass. civ. 3e, 3 avril 2001). Moralité : demandez des devis raisonnables, pas un chiffrage de palace.
Le montant retenu n'est pas le montant brut du devis. Il faut appliquer l'abattement de vétusté (cf. étape 1) avant de calculer la retenue. Un devis de 600 € pour repeindre une pièce ne donnera qu'une retenue de 330 € si le locataire est resté 5 ans (avec l'exemple de grille cité plus haut).
Lors de la restitution (totale ou partielle) du dépôt de garantie, le bailleur doit joindre un décompte détaillé des retenues. Ce décompte doit inclure :
Bonne pratique : envoyez le décompte + justificatifs par lettre recommandée avec AR. C'est votre preuve en cas de contestation ultérieure.
Vous avez listé les retenues, rassemblé les justificatifs, appliqué la grille de vétusté. Il reste à formaliser tout ça dans un courrier de retenue envoyé au locataire par lettre recommandée avec accusé de réception.
Ce courrier doit détailler chaque retenue (nature, montant, justificatif joint), appliquer la grille de vétusté le cas échéant, et indiquer le solde restitué après déduction. Il fait courir les délais légaux et constitue votre première ligne de défense en cas de contestation.
Besoin d'un modèle ? Notre courrier type de retenue sur dépôt de garantie est prêt à personnaliser et à envoyer.
En copropriété, l'arrêté annuel des comptes n'est souvent voté qu'en assemblée générale, parfois des mois après le départ du locataire. Le bailleur ne connaît donc pas encore le montant exact des charges à imputer. La loi prévoit un mécanisme pour gérer cette situation.
Il est admis que le bailleur peut retenir une provision raisonnable en attendant la régularisation annuelle de charges. Concrètement :
Attention en maison individuelle ou monopropriété : cette provision de 20 % ne s'applique pas. En l'absence de copropriété, le bailleur doit régulariser les charges et restituer le dépôt dans le délai normal de 1 ou 2 mois.
Le délai de restitution du dépôt de garantie (retenues déduites) est :
Le point de départ est la remise effective des clés, pas la date de l'état des lieux ni la fin du bail.
En cas de retard, le locataire peut demander une pénalité de 10 % du loyer mensuel hors charges par mois de retard commencé (article 22, loi du 6 juillet 1989). Les juges accordent cette majoration en cas de retard injustifié.
| lu | ma | me | je | ve | sa | di |
|---|---|---|---|---|---|---|
Si le locataire estime que les retenues sont abusives, il dispose de 3 ans pour agir (prescription en matière locative). Voici le parcours typique :
Conseil bailleur : si vous recevez un courrier de contestation, répondez vite et avec des justificatifs. Un silence ou un refus non motivé vous expose à une procédure que vous avez de fortes chances de perdre.
Il ne reste plus qu'à envoyer le décompte. Notre modèle de courrier de retenue est prêt à personnaliser — avec le détail des retenues, les justificatifs à joindre, et la formulation qui tient la route en cas de contestation.
Un devis suffit-il pour justifier une retenue sur le dépôt de garantie ?
Oui. La Cour de cassation admet qu'un devis constitue un justificatif suffisant (Cass. civ. 3e). Toutefois, le juge peut réduire le montant s'il l'estime excessif. Privilégiez au moins deux devis d'artisans différents pour renforcer votre position.
Le bailleur peut-il retenir pour ménage sans facture ?
Pas sans justificatif professionnel. Le bailleur ne peut pas se rémunérer lui-même pour le ménage. Un devis d'une société de nettoyage suffit (la facture n'est pas obligatoire), mais sans aucun justificatif la retenue est quasi systématiquement annulée en cas de contestation.
Comment fonctionne la grille de vétusté pour le dépôt de garantie ?
La grille définit une durée de vie théorique et un coefficient d'abattement annuel pour chaque élément du logement. Par exemple, une peinture avec une durée de vie de 7 ans et un taux annuel de 15 % ne sera imputable au locataire qu'à hauteur de 25 % après 5 ans d'occupation.
L'état des lieux de sortie est-il obligatoire pour retenir sur le dépôt ?
Oui, c'est le document clé. Sans état des lieux de sortie contradictoire constatant des dégradations, le bailleur ne peut pratiquer aucune retenue pour dégradation. En l'absence d'état des lieux de sortie, le logement est présumé rendu en bon état.
Peut-on retenir la totalité du dépôt de garantie ?
Oui, si les retenues justifiées atteignent ou dépassent le montant du dépôt. Mais chaque euro retenu doit être justifié par un devis, une facture ou un relevé de compte, et un décompte détaillé doit être envoyé au locataire.
Le locataire peut-il contester les retenues ?
Oui. Le locataire dispose de 3 ans pour contester (prescription locative). Il peut saisir gratuitement la commission départementale de conciliation, puis le tribunal judiciaire en dernier recours. Si les retenues sont jugées abusives, le bailleur devra rembourser les sommes indûment retenues, majorées des pénalités de retard.
La provision de 20 % pour charges est-elle obligatoire ?
Non, elle est facultative. En copropriété, le bailleur peut conserver jusqu'à 20 % du dépôt de garantie en attendant l'arrêté annuel des charges. Il doit régulariser dans le mois suivant l'approbation définitive des comptes et restituer l'excédent.
Retenue sur caution ou retenue sur dépôt de garantie : quelle différence ?
Aucune dans l'usage courant. En droit, la « caution » désigne le garant (personne physique ou morale qui s'engage à payer à la place du locataire). Le « dépôt de garantie » est la somme versée à la signature du bail. Quand on parle de « retenue sur la caution », on désigne en réalité une retenue sur le dépôt de garantie. Les règles sont exactement les mêmes.
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