Dossier de location 2026 : documents autorisés, interdits et modèle de mail

Relevé de compte bancaire, extrait de casier judiciaire, attestation de "bonne tenue" du compte... Chaque année, des milliers de bailleurs demandent ces documents à leurs candidats locataires. Problème : c'est illégal. Et passible d'une amende jusqu'à 15 000 €.

Le dossier de location est encadré par une logique simple : tout ce qui n'est pas explicitement autorisé est interdit. Pas de zone grise, pas de "on a toujours fait comme ça". Si votre agent immobilier vous dit le contraire, montrez-lui cet article (ou le décret de 2015, au choix).

Sommaire

• Rappel légal : pourquoi le dossier est strictement encadré
• Pièces justificatives autorisées pour le locataire
• Pièces justificatives autorisées pour la caution
• Documents interdits : ce que vous n'avez jamais le droit de demander
• Checklists pratiques selon les profils
• Comment sécuriser votre location sans violer la loi
• Modèle de checklist à intégrer dans vos process
• FAQ

Rappel légal : pourquoi le dossier de location est strictement encadré

Les textes applicables en 2026

Deux textes fondamentaux régissent les pièces justificatives du dossier de location. Et non, ils n'ont pas changé depuis leur publication — ce qui est plutôt rare dans l'immobilier.

Le principe clé : si un document ne figure pas dans la liste du décret, il est juridiquement interdit de le demander. Point final. Pas de discussion, pas d'exception "mais c'est pour la sécurité".

Ces textes s'appliquent à toutes les locations soumises à la loi du 6 juillet 1989, c'est-à-dire l'immense majorité des locations d'habitation en France. Si vous êtes propriétaire débutant, gardez-les sous le coude.

Qui est concerné ?

Le cadre légal s'applique à pratiquement tout le monde dans le secteur locatif résidentiel.

• Locations vides et meublées à usage de résidence principale (parc privé et social)
• Candidat locataire : toutes les pièces sont encadrées
• Cotitulaires du bail : même cadre que le locataire principal
• Cautions (personnes physiques ou morales) : liste miroir des documents autorisés
• Colocations : chaque colocataire est soumis au même cadre

Ce que risque un bailleur trop curieux

On ne va pas se mentir : beaucoup de bailleurs (et d'agences) demandent encore des documents interdits. Souvent par habitude, parfois par méconnaissance. Mais l'ignorance n'est pas une excuse légale.

• Amende administrative : jusqu'à 3 000 € pour une personne physique, 15 000 € pour une personne morale
• Signalement par le candidat, l'agence, une association de consommateurs ou la DGCCRF
• Risque réputationnel : "bailleur intrusif" qui circule sur les réseaux et forums locataires
• Contentieux : un locataire peut contester a posteriori et demander des dommages-intérêts

Au-delà de l'amende, c'est surtout le risque de contentieux et l'image qui en prennent un coup. Et franchement, pour un relevé de compte bancaire que vous n'aviez pas le droit de demander, ça fait cher le document inutile.

Pièces justificatives autorisées pour le candidat locataire

Bonne nouvelle : vous pouvez encore demander quelques documents. Mauvaise nouvelle : ce n'est pas la foire aux questions intrusives. Le décret organise les pièces autorisées autour de 4 catégories.

1. Une seule pièce d'identité

Oui, une seule. Pas trois. Pas "toutes les cartes que le locataire possède". Une.

• Carte nationale d'identité française ou étrangère
• Passeport français ou étranger
• Permis de conduire français ou étranger
• Titre de séjour temporaire, carte de séjour, carte de résident
• Carte d'identité consulaire (pour les ressortissants de certains pays)

2. Une seule pièce de domicile

Même logique : une seule pièce justifiant le domicile actuel. Le but est de vérifier où habite le candidat, pas de reconstituer son historique résidentiel sur 10 ans.

• 3 dernières quittances de loyer — ou attestation du bailleur précédent indiquant que le locataire est à jour
• Facture d'eau, gaz ou électricité de moins de 3 mois
• Avis de taxe foncière ou titre de propriété (si le candidat est propriétaire de sa résidence actuelle)
• Attestation d'assurance habitation de moins de 3 mois
• Dernier avis de taxe d'habitation (pour les rares cas où elle s'applique encore)

3. Des justificatifs d'activité professionnelle

Ici, vous pouvez demander un ou plusieurs documents selon la situation du candidat. Mais attention : vous n'êtes pas DRH. Inutile d'exiger la fiche de poste, la convention d'entreprise et l'organigramme complet. Ce qui vous intéresse, c'est de vérifier que le candidat a une activité stable et des revenus. Le reste ne vous regarde pas.

• Contrat de travail ou avenant (salariés)
• Attestation de l'employeur précisant l'emploi, la rémunération et la date d'embauche
• Extrait K ou Kbis de moins de 3 mois (indépendants, sociétés)
• Extrait D1 du registre des métiers (artisans)
• Certificat d'identification INSEE avec SIREN/SIRET (auto-entrepreneurs)
• Carte d'étudiant ou certificat de scolarité de l'année en cours
• Contrat d'apprentissage ou convention de stage (alternants)
• Titre de pension ou avis d'attribution de pension (retraités)
• Attestation de versement des indemnités France Travail (demandeurs d'emploi)

4. Des justificatifs de ressources

C'est souvent là que les bailleurs dérapent. Vous avez le droit de demander des preuves de revenus. Vous n'avez pas le droit de demander un relevé de compte bancaire ou une attestation de "bonne tenue" du compte.

• 3 derniers bulletins de salaire (ou 3 derniers bulletins de pension pour les retraités)
• Dernier avis d'imposition ou avis de non-imposition
• Justificatifs de revenus fonciers (titres de propriété, avis d'imposition mentionnant les revenus fonciers)
• Justificatifs de pensions alimentaires perçues ou versées
• Justificatifs de rentes viagères ou de revenus de placements
• Attestations de versement d'allocations, prestations sociales, bourses
• Simulation d'APL (le candidat peut la fournir volontairement)

Point important : vous pouvez demander plusieurs justificatifs de ressources (bulletins + avis d'imposition par exemple), mais restez proportionné. Si quelqu'un vous présente 3 bulletins de salaire et un avis d'imposition cohérents, inutile d'exiger en plus les justificatifs de ses revenus Vinted.

Focus : dossier de location sans garant

Un locataire sans garant, c'est possible. La même logique s'applique, simplement sans le bloc "caution". Mais comment sécuriser votre location dans ce cas ?

• Vérifiez la solidité du dossier : revenus stables, historique locatif propre, cohérence générale
• Souscrivez une Garantie Loyers Impayés (GLI) : elle remplace avantageusement un garant personne physique
• Orientez vers Visale : la garantie gratuite de l'État, accessible aux jeunes et salariés en mobilité
• Acceptez un dépôt de garantie : 1 mois de loyer HC en vide, 2 mois en meublé (voir notre guide sur le dépôt de garantie)

Un locataire sans garant n'est pas forcément un mauvais locataire. C'est parfois simplement quelqu'un dont les parents ne peuvent pas se porter caution, ou qui préfère ne pas les impliquer. L'important, c'est d'avoir des outils de sécurisation adaptés.

Pièces justificatives autorisées pour la caution

La caution (ou garant) est la personne qui s'engage à payer le loyer si le locataire ne le fait pas. Logiquement, vous voulez vérifier qu'elle en a les moyens. Mais là encore, le cadre est strict.

Caution personne physique

La liste des documents exigibles pour une caution personne physique est le miroir exact de celle du locataire. Les 4 mêmes catégories s'appliquent.

• Identité : une seule pièce (CNI, passeport, permis, titre de séjour...)
• Domicile : une seule pièce (quittances, facture, avis de taxe foncière...)
• Activité professionnelle : contrat de travail, Kbis, attestation employeur...
• Ressources : bulletins de salaire, avis d'imposition, revenus fonciers...

Caution personne morale

Une entreprise, une association ou un organisme peut se porter caution. Les pièces exigibles sont légèrement différentes.

• Extrait Kbis ou équivalent de moins de 3 mois
• Statuts de la société ou de l'association
• Pièce d'identité du représentant légal habilité à engager la personne morale
• Comptes annuels (bilan, compte de résultat) ou attestation comptable
• Attestation de domiciliation ou justificatif de siège social

Les documents formellement interdits : ce que vous n'avez jamais le droit de demander

Ici, on parle des demandes qui font passer un bailleur pour un contrôleur fiscal, un médecin et un enquêteur privé en même temps. Spoiler : c'est illégal.

1. Vie privée, état civil, santé

Ces informations n'ont aucun rapport avec la capacité à payer un loyer. Et leur demande constitue une atteinte à la vie privée.

• Photographie d'identité (hors celle présente sur la pièce d'identité fournie)
• Extrait de casier judiciaire — jamais, sous aucun prétexte
• Certificat de concubinage ou contrat de mariage
• Jugement de divorce (sauf l'extrait "Par ces motifs" pour prouver le divorce, mais pas le contenu détaillé)
• Certificat ou attestation de grossesse
• Documents médicaux : dossier médical, certificat de santé, attestation de handicap
• Informations sur l'orientation sexuelle, les opinions politiques ou religieuses

2. Banque, crédit, situation financière détaillée

Vous n'êtes pas la banque du locataire. Vous n'avez pas à connaître le détail de ses dépenses, ses crédits en cours ou ses habitudes de consommation.

• Relevés de comptes bancaires — le grand classique des demandes illégales
• Attestation de "bonne tenue" de compte par la banque
• RIB pour "vérifier" le locataire (le RIB peut être demandé APRÈS signature, pour le prélèvement du loyer, pas avant)
• Autorisation de prélèvement automatique signée avant la signature du bail
• Attestation d'absence de crédit en cours
• Preuve de non-inscription au FICP (fichier des incidents de paiement) ou à la Banque de France

3. Protection sociale, aides, situation familiale "élargie"

Certaines informations relèvent de la protection sociale et de la vie familiale. Elles n'ont pas à figurer dans un dossier de location.

• Carte Vitale ou carte d'assuré social
• Détails des remboursements de mutuelle ou prestations sociales détaillées
• Informations sur le nombre d'enfants (sauf si pertinent pour la taille du logement demandé)
• Attestation de perception des allocations familiales au-delà de la simple mention du montant
• Justificatifs de situation de handicap (AAH, carte d'invalidité, etc.)

4. Doublons et exigences excessives

Même si un document est autorisé, en demander 10 versions différentes ou cumuler des exigences redondantes n'est pas défendable.

• Cumuler quittances de loyer + attestation du bailleur précédent + lettre de recommandation — une seule preuve de domicile suffit
• Exiger 6 mois de bulletins de salaire au lieu des 3 autorisés
• Demander plusieurs pièces d'identité "pour être sûr"
• Exiger des documents dans des formats spécifiques (originaux obligatoires, apostille, etc.) non prévus par le décret

Checklists pratiques : que demander selon les profils

Voici des "packages" simples à copier-coller pour vos demandes de dossier. Conformes, complets, et sans risque juridique.

Candidat salarié (avec ou sans garant)

Dossier locataire :

• Pièce d'identité en cours de validité (CNI, passeport ou titre de séjour)
• Justificatif de domicile de moins de 3 mois (quittances ou facture)
• Contrat de travail ou attestation de l'employeur
• 3 derniers bulletins de salaire
• Dernier avis d'imposition

Si garant personne physique, ajouter :

• Pièce d'identité du garant
• Justificatif de domicile du garant
• Justificatifs de revenus du garant (bulletins + avis d'imposition)

Étudiant avec garant

Dossier étudiant :

• Pièce d'identité en cours de validité
• Carte d'étudiant ou certificat de scolarité de l'année en cours
• Justificatif de domicile actuel (ou attestation d'hébergement)
• Justificatif de bourse ou d'APL le cas échéant

Dossier du garant (obligatoire pour un étudiant sans revenus) :

• Pièce d'identité
• Justificatif de domicile
• Contrat de travail ou Kbis (selon la situation)
• 3 derniers bulletins de salaire ou équivalent
• Dernier avis d'imposition

Indépendant / freelance / profession libérale

• Pièce d'identité en cours de validité
• Justificatif de domicile de moins de 3 mois
• Extrait Kbis ou D1 de moins de 3 mois (ou certificat INSEE pour auto-entrepreneur)
• Attestation d'inscription URSSAF ou équivalent
• 2 derniers avis d'imposition
• Attestation comptable ou derniers bilans (si disponibles)

Comment interpréter un revenu irrégulier ?

Les indépendants ont souvent des revenus variables. L'avis d'imposition donne une moyenne annuelle plus fiable que des bulletins mensuels. Regardez la tendance sur 2 ans si possible. Et si les revenus sont clairement insuffisants, une GLI ou une caution solide peut compenser.

Retraité / allocations / revenus mixtes

• Pièce d'identité en cours de validité
• Justificatif de domicile de moins de 3 mois
• Titre de pension ou derniers bulletins de pension
• Dernier avis d'imposition
• Justificatifs de revenus complémentaires (fonciers, placements, etc.) le cas échéant

Vision globale plutôt que focus obsessionnel

Un retraité peut avoir des revenus de plusieurs sources : pension de base, complémentaire, revenus fonciers, placements. L'important est d'avoir une vision d'ensemble cohérente, pas de demander 15 documents différents pour traquer chaque euro.

Comment sécuriser votre location sans violer la loi

Vous voulez un bon locataire qui paie son loyer ? C'est légitime. Mais la sécurisation passe par des méthodes légales, pas par une collecte excessive de données personnelles.

Sélectionner un bon dossier sans dériver

• Vérifiez la cohérence : identité, domicile, revenus doivent former un tout logique
• Focalisez sur la stabilité : un CDI depuis 3 ans vaut mieux que 5 CDD enchaînés
• Appliquez le ratio classique : revenus = 3x le loyer (mais ce n'est pas une obligation légale)
• Évitez les critères discriminatoires : nationalité, état de santé, situation familiale = interdit

Compléter le dossier : garantie, assurance, loyers impayés

Si le dossier vous semble un peu juste, ne demandez pas plus de documents. Utilisez plutôt les outils de sécurisation légaux.

• Caution solidaire : un tiers s'engage à payer si le locataire ne le fait pas
• Visale : la garantie gratuite de l'État (pour les jeunes, salariés en mobilité...)
• Garantie Loyers Impayés (GLI) : une assurance qui vous couvre en cas d'impayé
• Dépôt de garantie : 1 mois HC en vide, 2 mois en meublé (voir dépôt de garantie)

Ces outils existent précisément pour ne pas avoir à "sur-exiger" en amont. Un locataire avec des revenus modestes mais une GLI ou un garant solide peut être un excellent choix.

Modèle de checklist à intégrer dans vos process

Voici un modèle de mail / fiche à envoyer au candidat locataire. Clair, conforme, et rassurant.